À quoi ça sert concrètement
La rétention répond à deux besoins opposés. Garder ce qu'on doit garder : un dossier client, une pièce comptable, un échange contractuel, parfois pendant dix ans selon l'obligation applicable. Et supprimer ce qu'on ne doit plus garder, ce qui est une exigence du RGPD, souvent ignorée.
Elle protège aussi contre la suppression malveillante ou accidentelle. Une politique de conservation garde une copie récupérable d'un message effacé par un utilisateur, y compris s'il vide sa corbeille.
Ce qu'il faut savoir avant de s'en servir
La rétention se configure dans Microsoft Purview et s'applique par emplacement — boîtes aux lettres, sites SharePoint, OneDrive, conversations Teams — ou par étiquette posée sur un contenu. La conservation l'emporte toujours sur la suppression en cas de conflit entre règles.
Point essentiel : la rétention n'est pas une sauvegarde. Elle protège d'une suppression, pas d'une corruption massive ni d'un besoin de restaurer un état complet à une date donnée. Beaucoup d'entreprises découvrent cette nuance au mauvais moment.
Enfin, les durées relèvent du juridique, pas de l'informatique. C'est une décision de direction, appuyée si besoin sur un conseil, comme le rappelle notre page dédiée aux cabinets d'expertise comptable.
Les erreurs qu'on voit le plus souvent
Tout conserver indéfiniment « par prudence ». C'est un risque juridique, pas une précaution : ces données restent découvrables en cas de litige, et leur conservation sans base légale contrevient au RGPD.
Deuxième erreur : appliquer une politique de suppression sans période d'observation. Une règle mal calibrée efface des contenus utiles, et la récupération est très limitée une fois l'échéance passée.
Troisième erreur : ne rien écrire. Sans document de politique validé, personne ne sait pourquoi tel emplacement est conservé sept ans. Une règle posée au fil d'un besoin ponctuel, sans trace de la durée retenue ni de l'obligation qui la fonde, devient indéfendable devant un contrôleur et impossible à modifier sans risquer d'effacer ce qu'il fallait garder. Écrire la politique coûte une réunion ; la reconstituer trois ans plus tard coûte un audit juridique. Le sujet est abordé dans notre page sécurité Microsoft 365.
